Materi: Membuat Mail Merge (penggabungan Dokumen)

Pada posting kali ini dibahas mengenai Mail Merge, yang berfungsi untuk menggabung dua dokumen atau lebih. Maksudnya adalah suatu dokumen yang berisi data yang mengacu pada acuan dari dokumen lainnya.

Pada pembuatan dokumen secara manual, dapat dilakukan dengan cara melakukan Copy-Paste isi dokumen, kemudian secara manual mengganti seluruh isian agar berbeda saat dilakukan pencetakan. Ini akan menyulitkan ketika tidak mempunyai rekam data yang valid.

Pada pembuatan menggunakan Mail Merge ini (KKPI Kelas XII), kita cukup membuat satu Dokumen (dalam hal ini adalah Dokumen awal), kemudian untuk Data Isian, kita dapat membuat pada tabel menggunakan dokumen lainya seperti Ms. Word atau Ms. Excel.

====================

Pada contoh dibawah ini, menggunakan Ms. Office 2010; Ms. Word dan Ms. Excel. Apabila anda menggunakan Ms. Office sebelumnya, intinya adalah sama, yang berbeda hanya penempatan menu-menunya saja.

1. Buka Aplikasi Ms. Word 2010 : Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Word 2010.
   
   .
2. Setelah itu silahkan membuat contoh seperti dibawah ini. 
   Simpan dengan nama: Contoh Mail Merge
   .
3. Kemudian buatlah dokumen Data Acuan menggunakan Ms. Excel 2010 : Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Excel 2010.
   
   .
4. Buatlah seperti contoh dibawah ini.
   Simpan dengan nama: Mailmerge
   .
5. Membuat Mail Merge pada Ms. Word
   Mailings > Select Recipients > Use Existing List…
   .
6. Pada jendela Select Data Source, tentukan lokasi Data Ms. Excel dengan nama Mailmerger.xls, kemudian tekan tombol [Open]
7. Pilih tabel/Sheet dengan nama Data$ kemudian tekan tombol [OK] 
   
   Apabila Anda tidak merubah nama Sheet, maka akan muncul Shee1$
8. (1) Blok tulisan yang ditandai warna kuning <001>, (2) kemudian tekan panah bawah disamping kanan Menu Insert Merge Field dan Field pilih Nomor
   
   .
9. Lakukan seperti point pada Langkah ke 8 diatas untuk Field: <Jabatan>, <Divisi>, <Nama> dan <Kota> 
    
   .
10. (1) Klik pada tombol menu Preview Result, (2) kemudian klik tombol untuk melihat perhalaman, (3) akan terjad perubahan pada seluruh Field berdasarkan Data pada Ms. Excel.
    
    .
11. Anda dapat melihat seluruh tampilan pada setiap halaman yang dibuat dengan melakukan klik pada tombol panah kanan atau kiri, seperti Langah ke 10 pada pont 3, diatas.
12. Pembuatan Mail Merge telah selesai.

 

Jangan lupa untuk melakukan [Save] pada kedua dokumen tersebut, kemudian…

…trus… gimana cara nge-print’nya pak…???

 

Semoga panduan ini berguna bagi Anda yang ingin mempraktikkan secara langsung, lalu melakukan Print-Out.

…jangan lupa nyumbang jempol yaaa… tetap semangat…

====================================================

Artikel ini disusun oleh Rachmat Budi S., S.Kom sebagai bahan pembelajaran yang telah disimpulkan dengan segala kemudahan dari beberapa sumber bacaan dari buku pelajaran SMK dan bahan kuliah Teknik Komputer dan Jaringan, serta dari beberapa artikel di Internet. Penulis akan mencantumkan sumber atau link berkaitan dengan penulisan yang dilakukan dengan cara Copy-Paste. Mohon maaf apabila adanya kesamaan dalam penulisan materi ini.

Posted in: Kelas XII, Pendalaman Materi

Artikel yang perlu dibaca